Das 1×1 der Telefonansagen

Die Vielseitigkeit professioneller Telefonansagen und Anrufbeantworter-Ansagen in der Telefonie.

In einem professionellen Business-Umfeld ist eine freundliche, direkte und informative Ansprache der Kunden und Interessenten eine unerlässliche Voraussetzung für eine hohe Kundenbindung und Akzeptanz. Dies findet jedoch gerade im Umfeld telefonischer Kontakte häufig keine ausreichende Beachtung.

Gut zu wissen: Alle in diesem Artikel beschriebenen Ansagearten werden von den Lösungen der inopla GmbH unterstützt. Sie benötigen keine eigene Hardware – unsere virtuellen Telefonanlagen bieten alle nötigen Funktionen direkt in der Cloud.

1. Intro- & Begrüßungs-Ansagen

Mit einer freundlichen professionellen Begrüßungsansage heißen Sie Anrufer willkommen und schaffen Vertrauen ab der ersten Sekunde. Hier einige Beispiele für gelungene Begrüßungen:

Herzlich Willkommen bei der „Name der Firma“. Sie werden jetzt zu einem Mitarbeiter durchgestellt. Halten Sie bitte – falls vorhanden – Ihre Kundennummer bereit. Vielen Dank!

Willkommen und vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten und unserem Unternehmen. Es steht sofort ein Mitarbeiter für Sie zur Verfügung, um Ihnen alle Fragen zu beantworten. Legen Sie bitte nicht auf, Sie werden gleich verbunden. Vielen Dank.

Variationen & Verwendung

• Tageszeitabhängige Begrüßung
  (Guten Morgen …, guten Tag … usw.)
• Name des Mitarbeiters, zu dem verbunden wird
  (… Sie werden jetzt mit Herrn Mustermann verbunden)
• Feiertagslistenabhängig
  (Weihnachtlicher Begrüßungstext und Musik)
• Anruferlistenabhängig
  (Wir begrüßen Sie bei unserem Premium-Kunden Service)
• Ursprungsabhängig
  (Da Sie von Düsseldorf aus anrufen, verbinden wir Sie mit einem Mitarbeiter in Ihrer Nähe.)
• Verfügbarkeitsabhängig
  (z.B. Außerhalb der Geschäftszeiten, Mailbox, wenn besetzt usw.)
• Dienstabhängig
  (z.B. IVR-Menü, Callback, Telefonkonferenz usw.)
• Tarifansagen oder Prepaid
• Mehrsprachige Ansagen, abhängig von Ursprungsland und/oder angewählter Rufnummer

2. Warte-Ansagen

Ein professioneller Anrufbeantworter mit Ansage stellt sicher, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten gut betreut sind. Anrufbeantworter-Ansagen für die Firma sollten klar und informativ sein:

Bitte haben Sie einen Augenblick Geduld, wir sind gleich für Sie da. Als zuverlässige Dienstleister stehen wir Ihnen gern jederzeit zur Verfügung. Besuchen Sie uns auch unter „www.Ihre-Internetadresse.de“.

Einen kurzen Augenblick Geduld bitte, der nächste freie Mitarbeiter steht Ihnen gleich zur Verfügung / Sie werden gleich verbunden / der nächste verfügbare Mitarbeiter ist bereits für Sie reserviert.

Variationen & Verwendung

• Informationen zu Produkten oder anderen Dingen
• Nennung von Abteilung oder Namen
• Hinweise zu benötigten Informationen
• Tageszeitabhängige Warteansagen
• Warteansage mit Positionsansage
• Warteansage mit voraussichtlicher Wartedauer
• Warteschleifen (auch unterbrechbar)
• Music on hold (MoH)
• Wartemusik
• Vermittlungsansage

3. Anrufbeantworter-Ansagen und Mailbox-Ansagen für Firmen

Ein professioneller Anrufbeantworter mit Ansage stellt sicher, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten gut betreut sind. Anrufbeantworter-Ansagen für die Firma sollten klar und informativ sein:

Willkommen bei der Ihrer „Name der Firma“. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Diese sind montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr. Sie können uns jedoch eine Nachricht hinterlassen, wir rufen Sie gerne zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf.

Zurzeit sind alle unsere Mitarbeiter im Gespräch. Ihr Anliegen ist uns wichtig. Deshalb hinterlassen Sie uns bitte Ihren Namen, Rückrufnummer und Ihr Anliegen nach dem Signalton. Ein Mitarbeiter wird Sie in Kürze zurückrufen. Vielen Dank.

Herzlich willkommen bei der Ihrer „Name der Firma“. Wir nutzen die Feiertage, um neue Kraft zu tanken und sind ab dem XX.XX gerne wieder wie gewohnt persönlich für Sie da. Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie schöne Feiertage und einen guten Start in das neue Jahr. Vielen Dank für Ihren Anruf.

Variationen & Verwendung

• Mailbox / Voicemail
• Bitte, eine Nachricht zu hinterlassen
• Info, dass derzeit niemand zu erreichen ist
• Info über Öffnungs- oder Supportzeiten
• Info über Feiertage
• Automatischen Rückruf anbieten
• Interaktion per Tastendruck anfordern
• Aufspielservice für Ihre mobile Mailbox

4. Telefonkonferenzen & Rückruf-Ansagen: Begrüßung und Benutzerführung

Für Konferenzen oder Rückrufservices ist eine professionelle Telefonansage hilfreich, um Anrufer klar zu führen und zu informieren. Beispiele für eine einladende Ansage:

Willkommen im Telefonkonferenz-System der „Name der Firma“. Bitte geben Sie nun die Ihnen mitgeteilte, 6-stellige Raumnummer über Ihre Telefontastatur ein.

und

Vielen Dank! Sie werden nun in den von Ihnen gewählten Raum geleitet.

Guten Tag und herzlich willkommen! Sie haben auf unserer Homepage um einen kostenlosen Rückruf gebeten. Wir freuen uns über Ihr Interesse und verbinden Sie nun mit einem unserer Mitarbeiter.

Variationen & Verwendung

• Begrüßung vor Konferenzen
• Einleitung bei Callback
• Anleitungen
• Benutzerführung

5. IVR-Menü & Spezial-Ansagen: Interaktivität für Anrufer

Ein IVR-Menü (Interactive Voice Response) ist ideal, um Anrufer gezielt an die richtige Stelle zu leiten. Eine klare professionelle Bandansage in diesem Bereich führt die Anrufer Schritt für Schritt durch die Auswahl.

Herzlich willkommen bei Ihrer „Name der Firma“. Bitte wählen Sie einen der folgenden Themenbereiche aus, um sich mit der gewünschten Abteilung verbinden zu lassen. Drücken Sie die Taste eins für die Buchhaltung, mit der Taste zwei gelangen Sie zum Support oder Sie drücken die Taste drei, wenn Sie allgemeine Informationen wünschen. Wenn Sie die Auswahlmöglichkeiten noch einmal hören möchten, drücken Sie bitte die neun.

und

Vielen Dank, wir verbinden Sie nun mit der Buchhaltung.

oder

Bitte tätigen Sie eine Eingabe.

Herzlichen willkommen bei Ihrer „Name der Firma“. Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider haben Sie nicht gewonnen, bitte versuchen Sie es noch einmal. Wir wünschen Ihnen viel Glück!

und

Willkommen bei Ihrer „Name der Firma“. Herzlichen Glückwunsch – Sie haben gewonnen! Bitte legen Sie nicht auf, wir verbinden Sie gleich mit einem Mitarbeiter, um Ihre Daten aufzunehmen.

Variationen & Verwendung

• Zum Angebot passende Ansagen
• Durchgängige Benutzerführung
• Gleichbleibende Stimme durch alle Ebenen
• Störungsmeldungen (z.B. Energieversorger)
• IVR-Menü
• Info über Aufnahme zur Qualitätssicherung
• Whispering-Ansagen
• Gewinnspiele
• PIN-Abfrage
• Gutschein-Abfrage

6. Tarif- & Prepaid-Ansagen für transparentes Kundenerlebnis

Für Unternehmen, die mit Tarifen und Prepaid-Guthaben arbeiten, bieten Tarifansagen Transparenz. Professionelle Ansagen zu Tarifen geben Auskunft über Kosten und Guthaben:

Dieser Anruf kostet nach dem Signalton X Cent pro Minute aus dem deutschen Festnetz.

oder

Diese Ansage war für Sie kostenlos.

Ihr Guthaben beträgt X Euro.

oder

Ihr Guthaben ist fast verbraucht – bitte laden Sie Ihr Prepaid-Konto auf.

Variationen & Verwendung

• Infoansage
• Individuelle Tarifansagen, die passen
• Frei definierbare Tarife
• Infos zu aktuellem Guthaben
• Rechtzeitige Info über knapp werdendes Guthaben

7. Mehrsprachige Telefonansagen

Für international agierende Unternehmen sind mehrsprachige Ansagen ein Muss, um Anrufer aus verschiedenen Ländern angemessen anzusprechen. Mehrsprachige professionelle Telefonansagen zeigen Weltoffenheit und Kundenorientierung.

Europa wächst zusammen! Wenn Ihr Unternehmen zu denen zählt, die Ihre Waren und Dienstleistungen auch in Ländern anbieten, die nicht deutschsprachig sind, besteht mit mehrsprachigen Ansagen die Chance, sich all seinen Kunden und Interessenten als modernes, weltoffenes und kundenorientiertes Unternehmen zu präsentieren.

Dazu wird nicht mehr benötigt als einige wenige, mehrsprachige Ansagen und eine intelligente Routingoberfläche – wie beispielsweise unser Serviceportal – über die die unterschiedlichsten Ansagen eingebunden und automatisch, bedarfsabhängig gesteuert werden können.

Variationen & Verwendung

• Abhängig von dem Land aus dem angerufen wird
• Abhängig von der angewählten Rufnummer
• Abhängig von der Auswahl über Tastatur
• Alle Anrufer angemessen ansprechen
• Weltoffene Unternehmenspräsentation

8. Musik für Telefonansagen

Hintergrundmusik – angenehm und passend zu jeder Situation

Die richtige Hintergrundmusik bei Telefonansagen kann die Stimmung positiv beeinflussen. Sie können GEMA-freie Musik verwenden oder sich für aktuelle Chart-Hits entscheiden. Musik gibt Ihrer Unternehmenspräsentation eine persönliche Note und unterstützt Ihre professionelle Telefonansage.

Variationen & Verwendung

• Der Tageszeit angepasst – von schnell bis chillig
• Durchgängig durch alle Ansagen-Arten
• Soundlogo Ihres Unternehmens
• GEMA-pflichtig
• GEMA-frei
• Aktuelle Lieder aus den Charts
• Jingles

inopla: Alle Ansage-Variationen und mehr für Ihre Telefonanlage

Mit den Lösungen von inopla haben Sie alle Möglichkeiten, professionelle Telefonansagen, Anrufbeantworter-Ansagen für Firmen und mehrsprachige Ansagen flexibel zu gestalten und zu steuern. Die Konfiguration erfolgt einfach über unser webbasiertes Serviceportal – ohne eigene Hardware oder spezielle Technik. Testen Sie jetzt die Vielseitigkeit unserer virtuellen Telefonanlagen und bieten Sie Ihren Anrufern ein unvergleichliches Telefonsystem-Erlebnis.

Ihre Vorteile bei uns.

Mit den Lösungen der inopla GmbH können Sie alle auf dieser Seite aufgeführten Ansagen-Arten UND die vielschichtigen Varianten vollumfänglich nutzen und steuern. Welche Ansagen Sie wann, wo, wem und in welcher Situation abspielen, entscheiden und konfigurieren Sie. Unsere Systeme übernehmen dann die intelligente und automatische Steuerung und Wiedergabe nach Ihren Vorgaben – Sie benötigen dafür keinerlei eigene Hardware oder Technik. Sie haben bereits Ansagen, die Sie weiter verwenden möchten? Kein Problem – bei uns können Sie auch diese Ansagen abspielen und steuern. Um Ihre telefonische Unternehmenspräsentation abzurunden und durchgängig zu gestalten, spielen wir auf Wunsch Ihre Mailboxansagen auf Ihre mobile Mailbox.

Alles über eine Oberfläche.

Der Einsatz von Ansagen im Rahmen kundenorientierter Tele­kommuni­kation ist bei unseren Lösungen eine Basisleistung, die ohne Aufpreis in praktisch allen Modulen enthalten ist. Über unser webbasiertes Serviceportal können nicht nur sämtliche Aspekte Ihrer Tele­kommuni­kation gesteuert, verwaltet und eingesehen, sondern zusätzlich Ihre Ansagen hochgeladen, organisiert und eingerichtet werden.

Variationen & Verwendung

• Keine eigene Hardware oder Technik erforderlich
• Sehr hohe Audioqualität
• Unterstützung gängiger Audioformate
• Kompatibel zu Drittanbietern
• Intelligente und automatische Steuerung
• Integrierte Ansagenverwaltung mit Upload
• Zeitgesteuerte Ansagen
• Datumsgesteuerte Ansagen
• Anruferabhängige Ansagen
• Rufnummerabhängige Ansagen
• Ursprungsabhängige Ansagen
• Zielabhängige Ansagen
• Listenabhängige Ansagen
• Ereignisabhängige Ansagen
• Guthabenabhängige Ansagen
• Eigene Tarifansagen

Sprechen Sie mit uns: 0800 – 575 10 50