Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Die Telefonkonferenz – Wissenswertes zur Funktionsweise,
Organisation und Teilnahme

Eine Telefonkonferenz erlaubt den schnellen, unkomplizierten und persönlichen Austausch mehrerer Gesprächspartner. Mitarbeiter, Kunden oder Partner können Berufliches besprechen, ohne mit großem finanziellem und zeitlichem Aufwand zu einem Meeting anreisen zu müssen. Voraussetzungen für die Einrichtung, Organisation und Teilnahme an einer Telefonkonferenz sind nur wenige zu erfüllen. Es reicht in normales Telefon oder Smartphone zur Teilnahme und Steuerung der Konferenz aus. Professionelle Lösungen wie CallMeeting von inopla sind besonders leistungsfähig und bieten Ihnen komfortable Funktionen zur Organisation und Steuerung Ihrer Telefonkonferenz. Der folgende Beitrag erklärt Ihnen, was eine Telefonkonferenz ist, wie sie funktioniert und was Sie sonst noch alles wissen müssen, um dieses nützliche Hilfsmittel in Ihrem Arbeitsalltag einzusetzen.

Inhalte

• Was ist eine Telefonkonferenz?
• Was sind die Vorteile einer Telefonkonferenz?
• Kosten einer Telefonkonferenz?
• Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?
• Das Dial-in- und das Dial-out-Verfahren
• Grundlegende Funktionen
• Erweiterte Leistungsmerkmale
• Vorteile professioneller Telefonkonferenz-Lösungen
• Wie finde ich den passenden Anbieter?
• Wie organisiere ich eine Telefonkonferenz?
• Wie nehme ich an einer Telefonkonferenz teil?
• Wie steuere ich eine Telefonkonferenz?

Definition und grundsätzliche Informationen zur Telefonkonferenz

Für ein besseres Verständnis zunächst einige grundlegende Informationen zur Telefonkonferenz, zu ihren Vorteilen, zur Funktionsweise und zu den möglichen Kosten.

Was ist eine Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz ist eine Zusammenschaltung von mehr als zwei Gesprächsteilnehmern über das Telefonnetz oder eine Telefonanlage. Eine beliebte Kurzform für die Telefonkonferenz ist Telko. Nehmen nur drei Teilnehmer am gemeinsamen Gespräch teil, wird diese auch als Dreierkonferenz bezeichnet. Bei mehr als drei Teilnehmern spricht man in der Regel von einer Telefonkonferenz. Die verschiedenen Teilnehmer können sich an beliebigen Orten aufhalten. Die maximale Teilnehmerzahl einer Telefonkonferenz kann abhängig vom Anbieter begrenzt oder unbegrenzt sein. Zur Teilnahme an der Telefonkonferenz ist ein Festnetztelefon, Mobiltelefon oder sonstiges Telefon wie eine sogenannte Telefonspinne (spezielles Konferenztelefon für mehrere Teilnehmer in einem Raum) notwendig.

Was sind die typischen Vorteile einer Telefonkonferenz?

Unternehmen nutzen die Telefonkonferenz beispielsweise für ihre interne Kommunikation, für Projektgespräche mit internen und externen Projektbeteiligten oder für sonstige Informations- und Austauschzwecke. Typische Vorteile einer Telefonkonferenz sind:

• effiziente, standortunabhängige Zusammenarbeit
• Reduzierung der Kosten für Dienstreisen
• Reduzierung des zeitlichen Aufwands für Besprechungen
• jederzeit und überall nutzbar
• geringe Anforderungen an die technische Ausstattung – es werden nur normale Telefone benötigt

Neben diesen grundsätzlichen Vorteilen einer Telefonkonferenz bieten professionelle Konferenzlösungen viele nützliche und vorteilhafte Zusatzfunktionen. Zum Beispiel sind dies folgende Funktionen:

• Tools zur einfachen Organisation einer Telefonkonferenz und zur Einladung der Teilnehmer
• webbasierte Steuerung von Konferenzen
• Aufnahme der Gespräche
• Auswertungsmöglichkeiten statistischer Daten der Konferenz

Welche Kosten entstehen durch eine Telefonkonferenz?

Was die Kosten für eine Telefonkonferenz angeht, bestehen große Unterschiede. Je nach Anbieter, Lösung und Konfiguration existieren unterschiedliche Abrechnungsmodelle. Bei einigen Anbietern fallen monatliche Gebühren an, bei anderen Anbietern tragen die Teilnehmer oder die Organisatoren über die einzelnen Verbindungsgebühren der Telefonate die Kosten der Telefonkonferenz. Weitere Abrechnungsmodelle arbeiten mit Festpreisen oder Flatrates und mit oder ohne Vertragslaufzeiten.

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Die Anzahl der gleichzeitig an einem Telefon nutzbaren Kanäle ist begrenzt. Über einen analogen Telefonanschluss lässt sich immer nur ein Gespräch führen. ISDN bietet maximal zwei Kanäle. Voice over IP (VoIP) erlaubt je nach Anbieter auch mehr. Um viele Gesprächsteilnehmer in einer Telefonkonferenz zu versammeln, findet das Zusammenschalten der Teilnehmer innerhalb des Telefonnetzes oder der Telefonanlage statt. Auf der Leitung des jeweiligen Teilnehmers ist immer nur ein Gesprächskanal belegt, unabhängig davon, wie viele Menschen an der Telefonkonferenz teilnehmen.

Das Dial-in- und das Dial-out-Verfahren

Wie eine Telefonkonferenz initiiert wird, lässt sich grundsätzlich in zwei Verfahren unterscheiden:1) Das Dial-in-Verfahren: Jeder Teilnehmer einer Telefonkonferenz ruft zur vereinbarten Zeit die ihm mitgeteilte Telefonnummer, auch Einwahlnummer oder Konferenznummer genannt, an. Dem Teilnehmer entstehen eventuell Kosten für die Telefonverbindung. Nach dem Verbindungsaufbau muss sich der Teilnehmer bei geschützten Konferenzen über die ihm ebenfalls mitgeteilte PIN oder ein Passwort authentisieren.2) Das Dial-out-Verfahren: Das Konferenzsystem ruft jeden eingeladenen Teilnehmer zur vereinbarten Zeit an. Dem Teilnehmer entstehen keine Kosten für die Telefonverbindung. Allerdings muss das Telefonkonferenzsystem im Vorfeld alle Telefonnummern der Teilnehmer kennen.

Grundlegende Funktionen einer Telefonkonferenz

Auch wenn die Telefonkonferenz-Anbieter verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Leistungsumfang bereitstellen, die grundlegenden Funktionen einer Telefonkonferenz sind immer die gleichen. Ein Teilnehmer der Konferenz bekommt die Moderatorrolle zugeteilt und erhält spezielle Funktionen zu Steuerung. Er kann einzelne Teilnehmer zur Telefonkonferenz hinzunehmen oder aus der Konferenz ausschließen. Das temporäre oder prinzipielle Stummschalten von Teilnehmern ist ebenfalls möglich. Der virtuelle Konferenzraum lässt sich durch eine geheime, nur den Konferenzteilnehmern bekannte PIN schützen. So vermeiden Sie, dass Unbefugte sich in eine Telefonkonferenz einwählen und vertrauliche Gespräche mithören. Über individuelle Ansagen werden generelle Informationen zur Telefonkonferenz beispielsweise bei der Einwahl mitgeteilt.

Erweiterte Leistungsmerkmale einer Telefonkonferenz

Neben diesen grundlegenden Funktionen einer Telefonkonferenz stehen in vielen Lösungen weitere Leistungsmerkmale zur Verfügung. Diese sorgen für eine noch komfortablere und professionellere Durchführung der Telefonkonferenz. So bieten einige Systeme für Teilnehmer aus dem Ausland internationale Einwahlnummern. Diese lokalen Rufnummern senken die Telefonkosten, da keine internationalen Telefonverbindungen aufgebaut werden müssen. Zur Dokumentation, Nachbearbeitung oder für nicht teilnehmende Mitarbeiter sind Aufnahmefunktionen nützlich. Die komplette Telefonkonferenz lässt sich im Nachgang an beliebigen Stellen erneut anhören. Einige Systeme bieten die Möglichkeit, die Telefonkonferenz zu einer Webkonferenz zu erweitern. In einer Webkonferenz können Sie den Bildschirm des Computers, Präsentationen oder Dokumente für andere Teilnehmer freischalten, um gemeinsam daran zu arbeiten.

Vorteile professioneller Telefonkonferenz-Lösungen

Die Zahl der Telefonkonferenz-Anbieter ist riesig. Einige sind mehr oder weniger kostenlos oder finanzieren sich nur über die anfallenden Telefongebühren, für andere müssen Sie Verträge abschließen oder monatliche Gebühren zahlen. Grundsätzlich können Leistungsumfang und Funktionen der Telefonkonferenz-Lösungen sehr unterschiedlich sein. Bei vielen sind nur die grundlegenden Funktionen einer Telefonkonferenz vorhanden oder die Zahl der Teilnehmer und Konferenzräume ist stark eingeschränkt.Nutzen Sie im täglichen Business Telefonkonferenzen und sind Sie auf sichere, effiziente und komfortable Konferenzen angewiesen, sollten Sie professionelle Lösungen wie CallMeeting Easy oder CallMeeting Pro von inopla nutzen. Sie bieten Ihnen eine hohe Zuverlässigkeit und beste Gesprächsqualität bei nahezu unbegrenzter Teilnehmerzahl. inopla realisiert die Telefonkonferenzen auf Servern in Deutschland und bietet ein hohes Maß an Datensicherheit. CallMeeting Easy ist als kostenloses Modul in den inopla-Produkten ComDesk und virtuTEL enthalten. Es steht Ihnen damit eine Telefonkonferenz-Lösung mit zahlreichen Komfortmerkmalen zur Verfügung, ohne dass Sie eine separate Administrationsoberfläche benötigen. Alle Funktionen steuern Sie bequem über die Telefontastatur. CallMeeting Pro ist eine erweiterte Telefonkonferenz-Lösung mit vielen praktischen Zusatzfeatures. Ihnen stehen beispielsweise internationale Einwahlnummern, unbegrenzt viele Konferenzräume und Teilnehmer, webbasierte, plattformunabhängige Oberflächen zur komfortablen Steuerung der Telefonkonferenz und eine deutsche oder englische Menüführung zur Verfügung. Sie benötigen weder eigene Hardware noch müssen Sie spezielle Software installieren. Weitere Merkmale der professionellen Telefonkonferenzlösung von inopla sind:

• eine glasklare Gesprächsqualität unabhängig von der Anzahl der teilnehmenden Personen
• Teilnehmer stumm schalten oder entfernen und Aufnahmen starten per Tastendruck
• Schutz der Konferenzräume per frei wählbarer sechsstelliger PIN

Praktische Infos zur Organisation und Durchführung einer Telefonkonferenz

Nachdem Ihnen nun die grundlegenden Fakten zur Telefonkonferenz bekannt sind, gehen wir in den folgenden Abschnitten auf die Durchführung einer Telko ein. Sie erfahren, wie Sie einen passenden Anbieter auswählen und wie eine Telefonkonferenz organisiert und durchgeführt wird.

Wie finde ich einen passenden Anbieter und wie richte ich die Telefonkonferenz ein?

Erster Schritt, noch bevor Sie eine Telefonkonferenz einrichten, ist den passenden Anbieter zu finden. Definieren Sie hierfür Ihre Anforderungen und beantworten Sie sich Fragen wie:

• Wie oft werden Telefonkonferenzen genutzt?
• Wie viele Teilnehmer oder Konferenzräume werden benötigt?
• Welche Funktionen sind notwendig?

Entsprechend Ihrer Antworten wählen Sie einen geeigneten Telefonkonferenz-Anbieter aus. Abhängig davon, für welchen Anbieter Sie sich entschieden haben, müssen Sie sich registrieren oder können sofort auch ohne Registrierung loslegen. Legen Sie den Termin für die Konferenz fest, buchen oder reservieren Sie einen virtuellen Konferenzraum, wählen Sie eine individuelle PIN zum Schutz des Konferenzraums und informieren Sie sich über die verfügbaren Einwahlnummern. Je nach Anbieter stehen Ihnen weitere Funktionen für Ihre Telefonkonferenz zur Verfügung wie das Festlegen eines Moderator-PINs oder die Aufnahme eines individuellen Begrüßungstextes.

Wie organisiere ich eine Telefonkonferenz?

Nachdem die Telefonkonferenz grundsätzlich eingerichtet und ein virtueller Konferenzraum mit PIN reserviert ist, können Sie die Teilnehmer einladen. Beispielsweise senden Sie hierfür den Teilnehmern per E-Mail das Thema und den Termin der Telefonkonferenz und die zur Einwahl notwendigen weiteren Informationen wie Einwahlnummer und PIN zu. Professionelle Lösungen, wie die von inopla, bieten Ihnen hilfreiche Tools zur Organisation einer Telefonkonferenz. So steht ein intelligentes Einladungstool mit Weboberfläche für Sie zur Verfügung. Es versendet alle notwendigen Informationen an die eingeladenen Teilnehmer und fügt einen Anhang für das einfache Eintragen des Termins in deren Kalender hinzu. Sie erhalten automatisch die Zu- oder Absagen und sehen, wer an der Telefonkonferenz teilnehmen wird. Die einzelnen Teilnehmer können sich auf Wunsch an den Termin erinnern lassen. Verändern Sie den Termin der Telefonkonferenz oder wird die Telko abgesagt, werden alle Teilnehmer automatisch darüber informiert.

Wie nehme ich an einer Telefonkonferenz teil?

Für die Teilnahme an einer Telefonkonferenz benötigen Sie nur ein Telefon. Sie könne ein einfaches analoges Telefon, ein ISDN-Telefon, ein Handy, ein Smartphone, ein Tablet mit Telefonfunktion, ein VoIP-Telefon oder ein Softphone am PC nutzen. Sollen mehrere Personen in einem Besprechungsraum über ein einziges Telefon der Konferenz zugeschaltet werden, empfiehlt sich die Nutzung eines Konferenztelefons, auch Telefonspinne genannt. Wählen Sie zur Teilnahme an der Telefonkonferenz zum angegebenen Termin die mitgeteilte Einwahlnummer und geben Sie anschließend nach Aufforderung den PIN-Code ein. Sie sind nun der Telefonkonferenz zugeschaltet und können sich mit den anderen Teilnehmern austauschen.

Wie steuere ich eine Telefonkonferenz?

Eine besondere Rolle kommt dem Moderator der Telefonkonferenz zu. Er steuert die Telko und sieht beispielsweise die Anzahl der Teilnehmer, ihre Telefonnummern oder ihren Status. Abhängig von der Telefonkonferenz-Lösung findet die Steuerung direkt über die Tastatur des Moderator-Telefons oder über eine Administrationsoberfläche am Rechner statt. Mit der Weboberfläche von inopla lassen sich alle Steuerungsfunktionen komfortabel in Echtzeit bedienen. Schalten Sie per Mausklick einzelne Teilnehmer stumm oder erteilen Sie ihnen das Wort. Der Moderator kann auch sich selbst stumm oder hörbar schalten. Weitere Steuerungsmöglichkeiten sind:

• das Öffnen oder Schließen des virtuellen Konferenzraums
• das Starten und Stoppen der Aufnahme der Gespräche
• andere stumm oder hörbar schalten
• die Konferenz beenden

Sie möchten Telefonkonferenzen abhalten? Wir beraten Sie gerne.

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